【Excel】プルダウンリストに項目が追加されない原因と対処法

Excelのプルダウンリストは、入力ミスを防いだり、入力作業を効率化したりできる便利な機能です。

プルダウンリストを使っていると、あとから項目を追加したくなることがあります。
ところが、リストの下に新しい項目を入力しても、プルダウンリストに表示されない場合があります。
この原因は、プルダウンリストが参照している範囲に、追加した項目が含まれていないためです。

今回は、プルダウンリストに項目が追加されない原因と、正しく反映させる方法を解説します。

プルダウンに項目が追加されない原因

プルダウンリストに項目を追加する方法は、リストの設定方法によって異なります。

通常のセル範囲を元にプルダウンリストを設定している場合、リストの一番下の範囲外に項目を入力しただけでは、プルダウンリストには反映されません。これは、入力規則の［元の値］で指定している範囲が、自動では広がらないためです。追加した項目を表示するには、［元の値］で指定している範囲を広げる必要があります。

プルダウンリストの設定方法には、［元の値］に項目を直接入力する方法と、シート上のセル範囲を指定する方法があります。まずは、どちらの方法でリストを設定しているか確認しましょう。

入力規則の「元の値」を確認する

［データの入力規則］ウィンドウの［元の値］に、リストに表示される項目が設定されています。
設定の確認手順を解説します。

直接リストに表示される項目が入力されている場合は、「［元の値］に設定されているリストの項目を更新する」を参照してください。

数式で範囲を指定している場合は、「シート上のリストの範囲を再設定する」を参照してください。

プルダウンに項目を正しく追加する方法

［元の値］に設定されているリストの項目を更新する

［元の値］にリストの項目を直接入力している場合の方法です。
表示する項目ごとに半角カンマで区切って追記してください。

下の画像は、リストに「メロン」の項目を追加する例です。

なお、今後もリストの項目を変更する可能性がある場合は、項目をシート上に一覧として入力し、そのセル範囲を指定する方法がおすすめです。

シート上のリストの範囲を再設定する

通常のセル範囲を元にプルダウンリストを設定している場合、リストの一番下に項目を追加しただけでは、プルダウンリストには反映されません。追加した項目を表示するには、入力規則の［元の値］で指定している範囲を広げる必要があります。ここでは、リスト範囲を再設定する手順を解説します。

リスト範囲内にセルを挿入して追加する

この方法は、［元の値］にシート上のセル範囲を指定している場合に使えます。
リストの一番下ではなく、途中に新しい項目を追加したい場合は、リスト範囲内にセルを挿入します。例えば、「リンゴ」「バナナ」「ミカン」のリストに「メロン」を追加して、「リンゴ」「バナナ」「メロン」「ミカン」の順番にしたい場合です。
指定範囲の外に入力しただけではプルダウンリストに反映されませんが、指定範囲内にセルを挿入すると、入力規則で参照している範囲が広がります。

［Ctrl］+［Shift］+［+］を押すと、セルの挿入を実行できます。
※ 日本語キーボードでは、［+］が［Shift］+［;］になる場合があります。
セルの右クリックやコンテキストメニューの操作の必要がなくなります。

複数の項目を追加したい場合は、追加したい項目数と同じ数のセルを選択してから、セルを挿入します。例えば、3つ追加したい場合は、リスト範囲内のセルを3つ選択します。あとは、先ほどと同じように挿入したセルへ項目を入力すればOKです。

まとめ

プルダウンリストに項目が追加されない主な原因は、入力規則の［元の値］に指定している範囲に、追加した項目が含まれていないためです。

［元の値］に項目を直接入力している場合は、［データの入力規則］を開いて項目を追記します。シート上のセル範囲を指定している場合は、追加した項目が含まれるように範囲を再設定しましょう。また、リストの途中に項目を追加したい場合は、指定範囲内にセルを挿入する方法もあります。

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下の記事では、プルダウンリストの元リストに新しい項目を追加したとき、プルダウンのリストにも自動で反映される仕組みを解説します。詳細は下記記事を参照して下さい。